PERENCANAAN
By Limpad "SMART MOTIVATOR" Hadi Pratama
Pengantar
Salam SIP & TOP !!!
Sahabat SMART, Dalam kehidupan ada berbagai alternatif atau pilihan. Perencanaan dibuat untuk membantu memilih alternatif yang paling baik dan paling efisien. Jadi perencanaan merupakan kumpulan dari pengambilan keputusan.
Secara prinsip, perencanaan dilakukan agar setiap kegiatan memiliki tujuan yang jelas dan ada cara yang paling tepat dan efisien untuk mencapai tujuan tersebut. Memang, prinsip utama setiap perencanaan adalah bahwa ia ditujukan untuk pencapaian tujuan.
Prinsip penting perencanaan yang lain adalah bahwa ia harus dibuat berdasarkan fakta atau sesuai kenyataan. Ini berarti Anda membuat perencanaan hanya berdasarkan apa yang mungkin Anda capai dan dengan apa yang Anda punya.
Apakah Perencanaan Itu ?
Perencanaan adalah suatu cara untuk membuat kesalahan di atas kertas. Perencanaan adalah suatu cara untuk merencanakan perjalanan kita dari satu tempat ke tempat berikutnya, dari satu kondisi atau keadaan ke kondisi atau keadaan yang diinginkan.
Disadari atau tidak, seringkali dalam perjalanan mencapai tujuan, kita cenderung untuk keluar dari jalur utama dan memasuki jalan-jalan kecil hingga ke tepi jalan. Apabila kecenderungan itu tidak diawasi pada waktu itu, kita sama sekali akan gagal untuk sampai ke tujuan SUKSES. Kita mungkin sampai ke suatu tempat yang lain, bukan ke tempat yang kita inginkan. Oleh sebab itu perencanaan dan pengawasan akan menjaga kita selalu berada di jalan yang benar.
Dalam merencanakan perjalanan menuju ke suatu tujuan atau tempat tertentu, pepatah ini mungkin masih tetap relevan : �Jika kita gagal membuat rencana, maka kita merencanakan untuk gagal� .
Oleh karenanya sebelum kita dapat mengorganisasi, mengarahkan atau mengawasi, maka kita harus membuat rencana-rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi kita. Dalam perencanaan tersebut, kita putuskan �apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya� .
Pentingnya Perencanaan
Perencanaan sangatlah penting. Bahkan perencanaan merupakan fungsi dasar atau fundamental manajemen. Orang pun mengenal apa yang disebut POAC (Planning, Organizing, Actuating, and Controlling).
Dari situ saja sudah terlihat, perencanaan menduduki urutan pertama. Artinya sebelum organizing, actuating, and controlling dilakukan, orang terlebih dahulu harus membuat perencanaan. Bahkan ketiga fungsi dasar manajemen yang lain pun harus juga direncanakan.
Memang, penyelenggaraan berbagai bidang kehidupan sering dilakukan secara spontan dan tanpa arah yang jelas. Dengan adanya rencana semua itu dirubah sehingga lebih jelas dan tertata.
Perencanaan akhirnya telah menjadi semacam kompas tempat semua orang mendasarkan kegiatannya. Dia juga bertindak sebagai peta yang memberikan bimbingan tentang arah yang dituju dan bagaimana mencapainya.
Peta memang bukan wilayah sesungguhnya. Tetapi tanpa peta, keadaan jauh lebih buruk karena orang benar-benar gelap tentang apa yang mesti dikerjakan.
Manfaat Perencanaan
Dalam sebuah organisasi, dengan melakukan perencanaan kita akan memperoleh banyak manfaat antara lain adalah sebagai berikut :
- Membantu kita untuk segera menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan di sekeliling kita
- Membantu kita untuk memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
- Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
- Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi
- Membuat tujuan lebih khusus, rinci dan lebih mudah dipahami
- Meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti
- Menghemat waktu, usaha dan dana
Perencanaan Sebagai Sebuah Proses
Perencanaan adalah proses saling berurutan dan berbentuk satu segitiga. Perencanaan tidak berguna jika siklus ini terganggu atau arahnya terbalik. Dalam gambar segitiga di bawah ini, kita bisa memulainya dari mana saja.
Merencanakan adalah proses mengumpulkan informasi dan membuat perkiraan mengenai masa depan untuk merumuskan pengembangan berbagai alternatif kegiatan yang diperlukan dalam mencapai sasaran organisasi. Perencanaan menunjukkan kebutuhan bagi perubahan pada masa depan. Perencanaan juga menyediakan sarana pengawasan untuk memastikan hasil kegiatan tidak keluar dari garis yang telah disepakati. Perencanaan mendorong pencapaian hasil yang lebih tinggi dan memungkinkan kita melihat dan memperoleh gambaran usaha secara keseluruhan. Akhirnya, perencanaan mengoptimalkan penggunaan semua sumber dan peralatan yang ada.
Tipe-tipe Perencanaan
Secara umum perencanaan terbagi atas dua tipe utama, yaitu :
1. Perencanaan Strategis (Strategic Planning)
Adalah perencanaan jangka panjang (long term plan) yang dirancang untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas.
2. Perencanaan Operasional ( Operational Planning)
Adalah perencanaan jangka pendek yang dirancang untuk menerjemahkan rencana jangka panjang ke dalam serangkaian kegiatan yang lebih rinci. Ia merupakan terjemahan sekaligus penunjang rencana jangka panjang.
Perencanaan Strategis Versus Perencanaan Operasional
Berikut ini adalah perbandingan antara perencanaan strategis dengan perencanaan operasional yang ditinjau dari sembilan aspek. Mulai dari aspek isu bahasan, sasaran, batasan, hasil yang diperoleh, informasi, organisasi, kepemimpinan, pemecahan masalah sampai kepada tingkat resiko.
No. | Aspek | Perencanaan Operasional | Perencanaan Strategis |
1. | Isu bahasan | Masalah-masalah pengoperasian | Keberlangsungan serta pengembangan organisasi jangka panjang |
2. | Sasaran | Keuntungan saat ini | Keuntungan di waktu yang akan datang |
3. | Batasan | Lingkungan sumber daya saat ini | Lingkungan sumber daya waktu yang akan datang |
4. | Hasil yang diperoleh | Efisiensi dan stabilitas | Pengembangan potensi mendatang |
5. | Informasi | Dunia bisnis saat ini | Kesempatan dan peluang di waktu yang akan datang |
6. | Organisasi | Birokrasi/Stabil | Kewiraswastaan/Fleksibel |
7. | Kepemimpinan | Cenderung Konservatif | Menginspirasikan perubahan secara radikal |
8. | Pemecahan Masalah | Berdasarkan pengalaman masa lalu | Antisipatif, menemukan pendekatan-pendekatan baru |
9. | Tingkat Resiko | Resiko rendah | Resiko tinggi |
