INPIRASI SIP & TOP !!!

PERENCANAAN

By Limpad "SMART MOTIVATOR" Hadi Pratama

Pengantar

Salam SIP & TOP !!!

Sahabat SMART, Dalam kehidupan ada berbagai alternatif atau pilihan. Perencanaan dibuat untuk membantu memilih alternatif yang paling baik dan paling efisien. Jadi perencanaan merupakan kumpulan dari pengambilan keputusan.

Secara prinsip, perencanaan dilakukan agar setiap kegiatan memiliki tujuan yang jelas dan ada cara yang paling tepat dan efisien untuk mencapai tujuan tersebut. Memang, prinsip utama setiap perencanaan adalah bahwa ia ditujukan untuk pencapaian tujuan.

Prinsip penting perencanaan yang lain adalah bahwa ia harus dibuat berdasarkan fakta atau sesuai kenyataan. Ini berarti Anda membuat perencanaan hanya berdasarkan apa yang mungkin Anda capai dan dengan apa yang Anda punya.

Apakah Perencanaan Itu ?

Perencanaan adalah suatu cara untuk membuat kesalahan di atas kertas. Perencanaan adalah suatu cara untuk merencanakan perjalanan kita dari satu tempat ke tempat berikutnya, dari satu kondisi atau keadaan ke kondisi atau keadaan yang diinginkan.

Disadari atau tidak, seringkali dalam perjalanan mencapai tujuan, kita cenderung untuk keluar dari jalur utama dan memasuki jalan-jalan kecil hingga ke tepi jalan. Apabila kecenderungan itu tidak diawasi pada waktu itu, kita sama sekali akan gagal untuk sampai ke tujuan SUKSES. Kita mungkin sampai ke suatu tempat yang lain, bukan ke tempat yang kita inginkan. Oleh sebab itu perencanaan dan pengawasan akan menjaga kita selalu berada di jalan yang benar.

Dalam merencanakan perjalanan menuju ke suatu tujuan atau tempat tertentu, pepatah ini mungkin masih tetap relevan : �Jika kita gagal membuat rencana, maka kita merencanakan untuk gagal� .

Oleh karenanya sebelum kita dapat mengorganisasi, mengarahkan atau mengawasi, maka kita harus membuat rencana-rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi kita. Dalam perencanaan tersebut, kita putuskan �apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya� .

Pentingnya Perencanaan

Perencanaan sangatlah penting. Bahkan perencanaan merupakan fungsi dasar atau fundamental manajemen. Orang pun mengenal apa yang disebut POAC (Planning, Organizing, Actuating, and Controlling).

Dari situ saja sudah terlihat, perencanaan menduduki urutan pertama. Artinya sebelum organizing, actuating, and controlling dilakukan, orang terlebih dahulu harus membuat perencanaan. Bahkan ketiga fungsi dasar manajemen yang lain pun harus juga direncanakan.

Memang, penyelenggaraan berbagai bidang kehidupan sering dilakukan secara spontan dan tanpa arah yang jelas. Dengan adanya rencana semua itu dirubah sehingga lebih jelas dan tertata.

Perencanaan akhirnya telah menjadi semacam kompas tempat semua orang mendasarkan kegiatannya. Dia juga bertindak sebagai peta yang memberikan bimbingan tentang arah yang dituju dan bagaimana mencapainya.

Peta memang bukan wilayah sesungguhnya. Tetapi tanpa peta, keadaan jauh lebih buruk karena orang benar-benar gelap tentang apa yang mesti dikerjakan.

Manfaat Perencanaan

Dalam sebuah organisasi, dengan melakukan perencanaan kita akan memperoleh banyak manfaat antara lain adalah sebagai berikut :

1. Membantu kita untuk segera menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan di sekeliling kita
2. Membantu kita untuk memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
3. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
4. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi
5. Membuat tujuan lebih khusus, rinci dan lebih mudah dipahami
6. Meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti
7. Menghemat waktu, usaha dan dana

Perencanaan Sebagai Sebuah Proses

Perencanaan adalah proses saling berurutan dan berbentuk satu segitiga. Perencanaan tidak berguna jika siklus ini terganggu atau arahnya terbalik. Dalam gambar segitiga di bawah ini, kita bisa memulainya dari mana saja.

Merencanakan adalah proses mengumpulkan informasi dan membuat perkiraan mengenai masa depan untuk merumuskan pengembangan berbagai alternatif kegiatan yang diperlukan dalam mencapai sasaran organisasi. Perencanaan menunjukkan kebutuhan bagi perubahan pada masa depan. Perencanaan juga menyediakan sarana pengawasan untuk memastikan hasil kegiatan tidak keluar dari garis yang telah disepakati. Perencanaan mendorong pencapaian hasil yang lebih tinggi dan memungkinkan kita melihat dan memperoleh gambaran usaha secara keseluruhan. Akhirnya, perencanaan mengoptimalkan penggunaan semua sumber dan peralatan yang ada.

Tipe-tipe Perencanaan

Secara umum perencanaan terbagi atas dua tipe utama, yaitu :

1. Perencanaan Strategis (Strategic Planning)

Adalah perencanaan jangka panjang (long term plan) yang dirancang untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas.

2. Perencanaan Operasional ( Operational Planning)

Adalah perencanaan jangka pendek yang dirancang untuk menerjemahkan rencana jangka panjang ke dalam serangkaian kegiatan yang lebih rinci. Ia merupakan terjemahan sekaligus penunjang rencana jangka panjang.

Perencanaan Strategis Versus Perencanaan Operasional

Berikut ini adalah perbandingan antara perencanaan strategis dengan perencanaan operasional yang ditinjau dari sembilan aspek. Mulai dari aspek isu bahasan, sasaran, batasan, hasil yang diperoleh, informasi, organisasi, kepemimpinan, pemecahan masalah sampai kepada tingkat resiko.

No.	Aspek	Perencanaan Operasional	Perencanaan Strategis
1.	Isu bahasan	Masalah-masalah pengoperasian	Keberlangsungan serta pengembangan organisasi jangka panjang
2.	Sasaran	Keuntungan saat ini	Keuntungan di waktu yang akan datang
3.	Batasan	Lingkungan sumber daya saat ini	Lingkungan sumber daya waktu yang akan datang
4.	Hasil yang diperoleh	Efisiensi dan stabilitas	Pengembangan potensi mendatang
5.	Informasi	Dunia bisnis saat ini	Kesempatan dan peluang di waktu yang akan datang
6.	Organisasi	Birokrasi/Stabil	Kewiraswastaan/Fleksibel
7.	Kepemimpinan	Cenderung Konservatif	Menginspirasikan perubahan secara radikal
8.	Pemecahan Masalah	Berdasarkan pengalaman masa lalu	Antisipatif, menemukan pendekatan-pendekatan baru
9.	Tingkat Resiko	Resiko rendah	Resiko tinggi